Что необходимо знать об услуге хранения документов?
В течении определенного периода времени, у каждого предприятия и у каждой фирмы скапливается огромное количество документов и около 85% из них принадлежат бухгалтерии. Многие решают их выкинуть, кто-то хранит их в шкафу в отдельном помещении, а кто-то решает воспользоваться такой услугой, как хранение бухгалтерских документов и бумаг. Важно доверить эту процедуру профессионалам, тогда можно рассчитывать на получение такой помощи:
- Подготовка описи.
- Упаковка тех документов, которые передаются на хранение.
- Размещение документации в отведенном в архиве месте.
- Транспортировка документации в налоговую, если поступает соответствующий запрос.
- Экспертиза, посредством которой выявляются ценные документы и те бумаги, которые можно утилизировать.
В течении какого периода можно хранить документы?
Период, на протяжении которого необходимо хранить документы, может составлять:
- 50 лет для личных карт, для трудовых соглашений, для договоров ГПХ.
- 5 лет для счетов-фактур, для бухгалтерских документов, а также первичных бумаг.
Особенности оперативного хранения документации
Одной из наиболее востребованных услуг считается оперативное хранение документов, которое предоставляется разнообразных компаниям и фирмам. Оперативное хранение может быть нескольких видов:
- Хранение, которое находится в процессе реализации.
- Полностью исполненные документы.
Какой бы вид не был выбран, обязательно осуществляется учет документов. При этом учет может быть в нескольких форматах:
- В электронном виде.
- В бумажном виде.
Более предпочтителен второй вариант, поскольку информацию, которая представлена в электронной форме, можно пересылать по факсу либо же по электронной почте.
Зачем нужно оперативное хранение?
Суть данной услуги заключается в том, что максимально быстро можно получить доступ к документации. Чтобы пользователи смогли без проблем отыскать требуемые документы, обязательно подготавливается перечень. При этом поиск можно осуществлять по определенным словам, по дате. Чтобы упростить процесс поиска, на обложке подготавливаемых документов обязательно указывается такая информация:
- Период, за который в папку разместили документы.
- Наименования.
- Период хранения.
Помимо этого, документы дополнительно разделяют и по тому, насколько часто они требуются. Как только срок истечет, документация будет утилизирована. При этом процедура утилизации выполняется в несколько этапов.
Особенности депозитарного хранения документов
Не менее популярная услуга – это депозитарное хранение документов, которое используют предприятия и некоторые юридические лица. Суть данной процедуры заключается в том, что все информационные носители располагаются в специально подготовленном архивном хранилище. В таких помещениях поддерживается оптимальный температурный уровень, приемлемый уровень влажности. Это важно, поскольку от этого зависит и продолжительность хранения документов.
Какие документы передаются на депозитарное хранение?
В специально оборудованные внешние хранилища могут быть переданы такие документы:
- Управленческие, а также бухгалтерские документы.
- Сметы.
- Техническая документация.
- Анкеты.
- Тендеры.
- Различные договора.
- Заявления.
Преимущества депозитарного хранения
Отдавая предпочтение депозитарному хранению, можно получить следующие преимущества:
- Минимизация затрат. Более выгодно пользоваться услугами депозитарного хранения. Все потому, что потребности в подготовке места для хранения документов нет.
- Возможность получения быстрого доступа к документам. Выбирая депозитарное хранение, можно довольно быстро получить доступ к документам.
- Конфиденциальность. Все документы, которые хранятся в хранилище, сохраняются. При этом доступ к ним получить не могут сторонние лица.
- Постоянный контроль сроков. Специалисты тщательно отслеживают сроки. И в случае необходимости осуществляют их своевременное уничтожение. Все действия осуществляются в соответствии с установленными требованиям и нормами.
Помните, что только профессионалы помогут сделать все быстро и качественно.
